Existen opciones libres que garantizan una gran calidad para los procesos de gestión documental por su capacidad multiplataforma y su sencillo manejo, una de estas es :
Alfresco es una plataforma de código abierto para la colaboración y gestión de documentos críticos para la empresa, es un ECM (por sus siglas en inglés), que facilita el control, seguimiento, búsqueda y organización de todos los documentos y archivos digitales en cualquier empresa
.Es una solución versátil de alta calidad , extensible, escalable, a un costo mucho más bajo ya que Alfresco reduce los costos hasta un 96% comparado con sistemas propietarios como Documentum, Open Text y SharePoint.
Alfresco tiene una una integración sin precedentes. Compatible con software tanto de la vertiente Microsoft, como de la rama Linux.
Alfresco es para las empresas ante todo COLABORACIÓN, pero también constituye un gestor documental y un completo CMS corporativo.
Está disponible en dos versiones: Alfresco Community y Alfresco Enterprise. Ambas versiones son Open Source, aunque su versión Enterprise, diseñada para importantes volúmenes de trabajo, es de pago.
Hoy en día, Alfresco tiene 7 millones de usuarios que gestionan 4000 millones de documentos en 2700 empresas de 180 países con las soluciones de contenido empresarial de Alfresco.
Entre sus principales ventajas se encuentran:
- Facilidad de uso.
- Incremento de la productividad
- Bajo costo
- Entorno web.
- Soporte para Gestión de Contenidos Empresariales (incluidas Gestión Documental y Gestión de Activos Digitales).
- Soporte para Gestión de Contenido Web (WCM).
- Soporte para Records Management.
- Soporte para Gestión de Contenido Social (Colaboración).
- Fácil despliege y administración.
- Escalabilidad.
Estas funciones se reflejan en los mejores resultados que se pueden obtener en su empresa ya que se:
- Automatiza y mejora sus procesos empresariales
- Favorece la movilidad de sus empleados
- Protege contenido importante
- Mejora la eficiencia de sus empleados
- Aumenta el ahorro de costes
- Impulsa la colaboración
Alfresco tiene las siguientes funciones que facilitan la gestión de sus contenidos empresariales:
✔ Indexación de contenido de documentos word, excel, power point, pdf o textos, pudiendo luego buscar por cualquier palabra dentro del documento.
✔ Transformación de documentos, pudiendo convertir por ejemplo documentos de word a pdf.
✔ Versionado de documentos, pudiendo llevar el control histórico de un documento y sus diferentes versiones.
✔ Gestión de roles y perfiles, para visualizar, editar, eliminar o administrar documentos
✔Gestión en línea de documentos MS Office y Libre Office, a través del protocolo Sharepoint y plugins de Libre Office.
✔ Gestión de flujo de documentos, a través de un motor de workflow para la edición revisión y publicación de documentos.
✔ Motor de disparadores, para enviar alertas por email cuando se publica un documento o realizar transformaciones automáticas, etc
✔ Dashboard, para visualizar las tareas asignadas en la edición documentos y los repositorios personales
✔ Discusiones y colaboración en base a documentos, pudiendo definir foros y grupos para ciertos repositorios.
